Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) sind messbare Ziele, die zur Bewertung der Leistung einer Organisation oder eines bestimmten Prozesses verwendet werden. Im Zusammenhang mit der Beschaffung werden KPIs verwendet, um die Effektivität des Ausschreibungsverfahrens zu messen und zu verbessern. Wenn Sie die richtigen KPIs verfolgen, erhalten Sie einen Einblick, welche Schritte im Prozess gut funktionieren und welche verbessert werden können, wie z. B. die Erfolgsquote Ihrer Ausschreibungen oder die Zeit, die für die Vorbereitung einer Ausschreibung benötigt wird.
KPIs helfen Unternehmen, ihre Ausschreibungsstrategie zu optimieren, indem sie Schwachstellen im Prozess aufdecken und verbessern. Die Messung von KPIs sorgt dafür, dass sich Ihr Ausschreibungsteam auf das Wesentliche konzentriert, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Strategie erforderlichenfalls anzupassen. Durch die regelmäßige Überwachung Ihrer KPIs können Sie die Effizienz Ihres Ausschreibungsverfahrens verbessern und Ihre Erfolgschancen bei Ausschreibungen erhöhen.
1. Anzahl der gewonnenen Ausschreibungen:
Die Erfolgsquote Ihrer Ausschreibungen ist einer der wichtigsten KPIs. Dieser KPI misst, wie viele Ausschreibungen Sie im Verhältnis zur Anzahl der eingereichten Angebote gewonnen haben. Eine hohe Erfolgsquote bedeutet, dass Ihre Ausschreibungsstrategie effektiv ist und den Bedürfnissen der öffentlichen Auftraggeber entspricht.
Tipp: Analysieren Sie, warum Sie Ausschreibungen gewinnen und warum Sie manchmal verlieren. Dies kann Ihnen helfen, Ihre EMVI-Ausarbeitung zu verbessern oder Ihre Preisstrategie anzupassen.
2. Durchschnittliche Zeit für die Registrierung:
Wie lange dauert es, eine vollständige Ausschreibung vorzubereiten und einzureichen? Dieser KPI misst die Effizienz Ihres Ausschreibungsteams und Ihrer Prozesse. Wenn Sie zu viel Zeit mit der Vorbereitung einer Ausschreibung verbringen, kann dies Ihre Flexibilität einschränken und die Kosten erhöhen.
Beispiel: Angenommen, Sie benötigen durchschnittlich 30 Tage für die Einreichung eines Angebots, während Ihre Wettbewerber nur 20 Tage benötigen. Wenn Sie Ihre internen Prozesse optimieren, können Sie schneller reagieren und mehr Ausschreibungen gewinnen.
3. Kosten pro Eintrag:
Dieser KPI misst die durchschnittlichen Kosten, die Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung einer Ausschreibung entstehen. Berücksichtigen Sie die Kosten für Personal, externe Berater, Dokumentation und technische Unterstützung. Eine Senkung der Kosten pro Angebot ohne Qualitätseinbußen kann Ihre Gewinnspannen verbessern und Ihren Wettbewerbsvorteil vergrößern.
4. Anzahl der Einschreibungen pro Jahr:
Mit dieser Kennzahl wird erfasst, wie viele Ausschreibungen Ihr Unternehmen pro Jahr einreicht. So können Sie feststellen, wie aktiv Sie auf dem Beschaffungsmarkt sind. Eine gesunde Anzahl von Ausschreibungen pro Jahr zeigt, dass Ihr Unternehmen aktiv an Ausschreibungen teilnimmt, während zu wenige darauf hindeuten können, dass Sie Chancen verpassen.
5. Erfolgsquote der EMVI-Ausarbeitungen:
Ein KPI, der misst, wie gut Ihre EMVI-Ausarbeitungen bei den Zuschlagskriterien abschneiden. Dieser KPI gibt Ihnen Aufschluss über die Qualität Ihrer qualitativen Angebote. Wenn Sie sehen, dass Sie bei bestimmten Teilen des EMVI schlecht abschneiden, können Sie dies gezielt angehen, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.
6. Durchschnittliche Punktzahl bei der Vergabe:
Dieser KPI gibt Ihre durchschnittliche Punktzahl bei den Zuschlagskriterien von Ausschreibungen an. Indem Sie analysieren, wie Sie bei verschiedenen Zuschlagskriterien wie Preis, Qualität, Nachhaltigkeit oder Risikomanagement abschneiden, können Sie Ihre Ausschreibungen gezielt verbessern.
7. Anzahl der Ausschreibungen, bei denen Sie eine Vorauswahl getroffen haben:
Mit diesem KPI können Sie verfolgen, wie oft Sie die erste Auswahlphase in einem Ausschreibungsverfahren durchlaufen. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie gut Ihr Unternehmen in der ersten Ausschreibungsrunde abschneidet und ob Sie die Vorauswahlkriterien gut verstehen.
8. Kundenzufriedenheit nach der Vergabe:
Dieser KPI misst die Zufriedenheit des Auftraggebers nach der Auftragsvergabe. Es ist wichtig zu wissen, wie gut Sie die Kundenerwartungen erfüllt haben, nachdem Sie den Auftrag erhalten haben. Zufriedene Kunden werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft für Projekte auswählen.
9. Anzahl der Beschwerden oder Zurückweisungen:
Dieser KPI zeigt an, wie oft Ihre Angebote abgelehnt wurden oder Beschwerden von öffentlichen Auftraggebern eingegangen sind. Eine hohe Anzahl von Ablehnungen kann darauf hindeuten, dass Sie etwas in Ihrem Prozess anpassen müssen oder dass Sie nicht richtig auf die Kundenanforderungen abgestimmt sind.
1. Definieren Sie die richtigen KPIs für Ihr Unternehmen:
Nicht jeder KPI ist für jedes Unternehmen relevant. Es ist wichtig, KPIs auszuwählen, die zu den spezifischen Zielen und Strategien Ihres Unternehmens passen. Wenn Sie zum Beispiel ein hohes Volumen an Abonnements einreichen, aber Ihre Erfolgsquote niedrig ist, sollten Sie Ihre KPIs auf die Verbesserung der Qualität Ihrer Abonnements ausrichten.
2. Regelmäßige Überwachung der KPIs:
Es ist wichtig, dass Sie Ihre KPIs regelmäßig überwachen und im Auge behalten. So können Sie Trends erkennen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie feste Zeiten haben, um die Fortschritte mit Ihrem Ausschreibungsteam zu besprechen und die Zahlen über längere Zeiträume zu analysieren, um ein klares Bild zu erhalten.
3. Verwenden Sie KPIs zur Anpassung:
KPIs sind nur dann nützlich, wenn Sie die Ergebnisse nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass die Kosten pro Angebot zu hoch sind, können Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Prozesse zu optimieren oder unnötige Kosten zu reduzieren. Wenn Sie feststellen, dass Sie bei bestimmten Zuschlagskriterien im Durchschnitt schlecht abschneiden, können Sie Ihre Strategie anpassen, um dies zu verbessern.
4. Verknüpfen Sie KPIs mit klaren Zielen:
Stellen Sie sicher, dass jeder KPI mit konkreten Zielen verknüpft ist. Wenn Ihr KPI beispielsweise "Durchschnittliche Zeit bis zur Registrierung" lautet, könnte Ihr Ziel darin bestehen, diese Zeit um 15 % zu reduzieren, indem Sie schnellere Tools oder eine effizientere Zusammenarbeit im Team einsetzen.
5. Machen Sie die KPIs für das gesamte Team transparent:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausschreibungsteam stets Zugang zu den neuesten KPI-Daten hat, damit jeder weiß, wo die Verbesserungsmöglichkeiten liegen und worauf der Schwerpunkt gelegt werden sollte. Transparenz in Bezug auf Leistung und Ziele kann dazu beitragen, dass das Team motiviert und konzentriert bleibt.
KPIs sind für die Verbesserung der Effizienz und Effektivität Ihres Ausschreibungsverfahrens unerlässlich. Sie geben Aufschluss über Ihre Leistung, helfen Ihnen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und ermöglichen es Ihnen, fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie KPIs richtig einsetzen, können Sie Ihre Ausschreibungsstrategie optimieren und Ihre Erfolgschancen bei Ausschreibungen erhöhen.
