Ein Bewertungsbericht nach einer verlorenen Ausschreibung ist ein Dokument, in dem der öffentliche Auftraggeber eine Rückmeldung zu Ihrem Angebot gibt. Dieser Bericht enthält in der Regel ausführliche Informationen über die Bewertung Ihres Angebots, darunter auch, wie Sie bei den verschiedenen Zuschlagskriterien wie Preis, Qualität, Risikomanagement und mehr abgeschnitten haben. Der Bewertungsbericht liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, warum Ihr Angebot nicht erfolgreich war und welche Verbesserungen Sie vornehmen können, um Ihre Chancen bei künftigen Ausschreibungen zu verbessern.
Ein Evaluierungsbericht ist wichtig, denn er zeigt Ihnen, wo Ihr Angebot versagt hat und wie Sie es beim nächsten Mal verbessern können. Anstatt eine verlorene Ausschreibung als Misserfolg zu betrachten, können Sie den Evaluierungsbericht als Lernmöglichkeit nutzen. Das Feedback hilft Ihnen, Muster zu erkennen, wiederkehrende Fehler zu korrigieren und besser auf künftige Ausschreibungen vorbereitet zu sein. Der Evaluierungsbericht dient als strategisches Instrument zur Verfeinerung Ihrer internen Prozesse, Ihrer Vorgehensweise und Ihrer Kommunikation mit dem öffentlichen Auftraggeber.
1. Verlangen Sie immer einen Bewertungsbericht:
Nicht jeder öffentliche Auftraggeber stellt automatisch einen Bewertungsbericht zur Verfügung. Wenn er nicht ohne weiteres zur Verfügung gestellt wird, ist es wichtig, den Bericht proaktiv anzufordern. Öffentliche Auftraggeber sind in den meisten Fällen verpflichtet, den Bietern ein Feedback zu geben. Indem Sie um diese Rückmeldung bitten, zeigen Sie, dass Sie es mit Ihrer künftigen Teilnahme ernst meinen und bereit sind, zu lernen.
Tipp: Fragen Sie nicht nur nach quantitativen Ergebnissen, sondern auch nach qualitativem Feedback, das Ihnen hilft zu verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.
2. Analyse der Ergebnisse hinsichtlich der Vergabekriterien:
Wenn Sie den Bewertungsbericht erhalten, analysieren Sie sorgfältig das Feedback für jedes Zuschlagskriterium. Sehen Sie sich die Teile an, bei denen Sie schlecht abgeschnitten haben, und ermitteln Sie die Hauptschwächen Ihres Angebots. Diese können von einem unzureichend entwickelten Risikomanagementplan bis hin zu einem weniger wettbewerbsfähigen Preis reichen. Achten Sie besonders auf wiederkehrende Rückmeldungen bei Mehrfachausschreibungen.
Beispiel: Wenn Sie feststellen, dass Ihre Angebote bei den technischen Spezifikationen immer wieder schlecht abschneiden, kann das bedeuten, dass Sie in besseres Projektmanagement oder technisches Fachwissen investieren müssen.
3. Vergleichen Sie Ihren Beitrag mit dem des Gewinners:
Der Bewertungsbericht gibt oft Aufschluss darüber, wie Sie im Vergleich zum erfolgreichen Angebot abgeschnitten haben. Vergleichen Sie Ihre Punktzahl mit der des Gewinners, um zu verstehen, wo der Unterschied in der Bewertung lag. Auf diese Weise lässt sich feststellen, wo Ihre Strategie nicht ausreichend auf die Zuschlagskriterien abgestimmt war.
Tipp: Versuchen Sie herauszufinden, was die siegreiche Partei anders gemacht hat. So können Sie feststellen, welche Elemente bei Ihren künftigen Angeboten besondere Aufmerksamkeit verdienen.
4. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in die Bewertung ein:
Teilen Sie das Feedback aus dem Bewertungsbericht mit Ihrem gesamten Ausschreibungsteam. Beziehen Sie alle, die an der Ausschreibung mitgewirkt haben, wie z. B. Projektmanager, technische Spezialisten und Vertriebsteams, in die Analyse der Ergebnisse ein. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten aus dem Feedback lernen und dazu beitragen, den Prozess in Zukunft zu verbessern.
Tipp: Organisieren Sie eine Sitzung zur Nachbereitung der Ausschreibung, in der Sie den Bericht besprechen, verbesserungswürdige Bereiche ermitteln und Aktionspunkte für künftige Ausschreibungen festlegen.
5. Festlegung von Aktionspunkten für Verbesserungen:
Auf der Grundlage der Analyse des Bewertungsberichts können Sie konkrete Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer künftigen Ausschreibungen erarbeiten. Diese können von der Verbesserung der Qualität Ihrer EMVI-Ausarbeitung bis zur Entwicklung einer besseren Preisstrategie reichen. Es ist wichtig, dass diese Aktionspunkte spezifisch und messbar sind, damit Sie sie weiterverfolgen und in Ihre nächste Ausschreibung integrieren können.
Beispiel: Wenn aus dem Feedback hervorgeht, dass Sie keine ausreichenden Risikomanagementmaßnahmen vorgelegt haben, sollten Sie als Aktionspunkt festlegen, dass Sie in künftigen Ausschreibungen einen detaillierteren Risikomanagementplan vorlegen.
6. Lernen Sie aus Ihren Fehlern und vermeiden Sie Wiederholungen:
Einer der Hauptvorteile von Bewertungsberichten ist, dass sie Ihnen helfen, wiederholte Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie aus den im Bericht erwähnten Fehlern und Mängeln lernen, damit Sie sie bei künftigen Ausschreibungen nicht wiederholen. Durch die Anwendung eines konsequenten Verbesserungsprozesses stellen Sie sicher, dass Ihre Ausschreibungen immer besser werden.
Tipp: Führen Sie ein Logbuch, in dem Sie alle Rückmeldungen aus früheren Bewertungsberichten sammeln, damit Sie wiederkehrende Probleme erkennen und gezielter verbessern können.
Evaluierungsberichte liefern wertvolle Erkenntnisse, die Ihnen helfen werden, Ihre zukünftigen Ausschreibungen zu verbessern. Indem Sie gründlich analysieren, wo Ihr Angebot zu kurz gekommen ist, und Maßnahmen auf der Grundlage des Feedbacks ergreifen, können Sie Ihre Erfolgschancen bei nachfolgenden Ausschreibungen deutlich erhöhen. Der Evaluierungsbericht ist ein wichtiger Teil eines Lernprozesses, der es Ihnen ermöglicht, Ihr Ausschreibungsteam und Ihre Strategie kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren.
