Was ist eine Strategiesitzung?

Eine Strategiesitzung ist eine strukturierte Sitzung, bei der das Ausschreibungsteam zusammenkommt, um die Vorgehensweise für eine bestimmte Ausschreibung oder ein bestimmtes Angebot zu erörtern und zu entwickeln. Ziel einer Strategiesitzung ist es, eine klare und wirksame Strategie zu formulieren, die Ihre Chancen auf den Gewinn der Ausschreibung erhöht. Dazu kann es gehören, die wichtigsten Zuschlagskriterien zu ermitteln, einen Aktionsplan zu entwickeln und die USPs (Unique Selling Points) zu bestimmen, die Ihr Angebot von dem der Konkurrenz unterscheiden.

Warum ist eine Strategiesitzung wichtig?

Eine Strategiesitzung hilft dem Team, die Ausschreibungsstrategie gemeinsam festzulegen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Sie ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Punkte der Ausschreibung gründlich zu besprechen, potenzielle Risiken zu ermitteln und einen effektiven Ansatz zu definieren. Durch eine frühzeitige Strategiesitzung können Sie Fallstricke vermeiden, die Stärken Ihres Teams nutzen und sicherstellen, dass Ihr Angebot den Anforderungen und Erwartungen des Auftraggebers voll entspricht.

Vorteile einer Strategiesitzung:

• Gemeinsame Entscheidungsfindung: Eine Strategiesitzung bringt verschiedene Perspektiven zusammen und stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte des Angebots diskutiert werden.
• Risikoanalyse: Während der Strategiesitzung kann das Team potenzielle Risiken ermitteln und erörtern, wie sie bewältigt werden können, was sich in die Risikomanagementstrategie des Projekts einfügt.
• Fokus auf Qualität: Durch die gemeinsame Konzentration auf die EMVI-Kriterien und andere Zuschlagskriterien können Sie sicherstellen, dass das Angebot nicht nur technisch konform, sondern auch strategisch stark ist.
• Zusammenhalt und Engagement des Teams: Eine Strategiesitzung erhöht das Engagement des Teams und stellt sicher, dass sich jeder für die Strategie verantwortlich fühlt, was zu einer besser koordinierten und konsistenten Einschreibung führt.

Wie führen Sie eine effektive Strategiesitzung durch?

Vorbereitung:

Stellen Sie sicher, dass Sie die Strategiesitzung gut vorbereitet beginnen. Das bedeutet, dass Sie die Ausschreibungsunterlagen, wie den Auswahlleitfaden und die Zuschlagskriterien, gründlich durchgelesen haben. Bereiten Sie auch eine Tagesordnung vor, in der die wichtigsten Themen aufgeführt sind, z. B. die Ziele der Ausschreibung, die SWOT-Analyse Ihrer Position im Vergleich zu den Wettbewerbern und die Entwicklung Ihres Aktionsplans.

Beziehen Sie die richtigen Leute ein:

Laden Sie die wichtigsten Interessengruppen ein, z. B. Ihr Ausschreibungsteam, die Projektmanager, den Vertrieb und technische Experten. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Fachleute am Tisch sitzen, um eine fundierte Strategie zu entwickeln.

Festlegung von Vergabekriterien und Schwerpunkten:

Besprechen Sie die Zuschlagskriterien und legen Sie fest, worauf Sie sich konzentrieren sollten, um die höchste Punktzahl zu erreichen. Achten Sie darauf, dass der Schwerpunkt nicht nur auf dem Preis liegt, sondern auch auf qualitativen Aspekten, die Ihr Angebot stärker machen.

Ermittlung von Risiken und Chancen:

Nutzen Sie die Sitzung, um potenzielle Risiken zu ermitteln und zu erörtern, wie sie bewältigt werden können. Ziehen Sie Marktrisiken, technische Herausforderungen oder Kapazitätsprobleme in Betracht. Eine aussagekräftige Risikoanalyse kann Ihre Bewerbung von anderen abheben.

Formulierung von USPs und Schlüsselbotschaften:

Bestimmen Sie, welche einzigartigen Vorteile Ihr Angebot gegenüber der Konkurrenz hat und wie Sie diese am besten in der Ausschreibung darstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Schlüsselbotschaften in allen Teilen der Ausschreibung klar und einheitlich sind.

Vereinbaren Sie die Zuständigkeiten und Fristen:

Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu und setzen Sie klare Fristen. Dies gewährleistet eine organisierte und strukturierte Umsetzung der in der Sitzung besprochenen Strategie.

Häufige Fehler bei Strategiesitzungen und wie man sie vermeiden kann

• Mangelnde Vorbereitung: Ohne gründliche Vorbereitung kann eine Strategiesitzung chaotisch verlaufen und wenig Ergebnisse liefern. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Ausschreibungsunterlagen gut kennen und dass es eine klare Tagesordnung gibt.
• Bleiben Sie zu allgemein oder vage: Konzentrieren Sie sich während der Sitzung auf konkrete Maßnahmen und Entscheidungen und nicht auf allgemeine Diskussionen. Machen Sie die Strategie spezifisch und konzentrieren Sie sich auf die Vergabekriterien.
• Hören Sie nicht auf alle Stimmen: Sorgen Sie dafür, dass alle zu Wort kommen, insbesondere die Experten, die oft wertvolle Erkenntnisse haben. Einseitige Diskussionen führen oft zu einer weniger ausgewogenen Strategie.
• Kein Follow-up: Ohne klare Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten bleibt die Strategie in der Sitzung selbst stecken. Legen Sie unmittelbar nach der Sitzung Aufgaben und einen Aktionsplan fest.

Fazit: Was ist eine Strategiesitzung und warum ist sie wichtig?

Eine Strategiesitzung ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung auf eine Ausschreibung. Sie hilft Ihrem Team, die Strategie zu fokussieren, Risiken zu managen und ein überzeugendes Angebot zu erstellen, das die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Indem Sie den Beitrag des gesamten Teams nutzen und klare Vereinbarungen treffen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Ausschreibung erheblich.