Was ist eine Optimierungssitzung?

Eine Optimierungssitzung ist eine gezielte Sitzung, bei der das Ausschreibungsteam zusammenkommt, um ein bestehendes Angebot zu bewerten und zu verbessern. Ziel einer Optimierungssitzung ist es, das Angebot so zu optimieren, dass es den Zuschlagskriterien und den Erwartungen des öffentlichen Auftraggebers besser entspricht. Diese Sitzungen helfen dabei, Schwachstellen im Angebot zu beseitigen, die Präsentation von Alleinstellungsmerkmalen zu verbessern und die Qualität des Angebots zu erhöhen.

Warum sind Optimierungssitzungen wichtig?

Optimierungssitzungen sind unerlässlich, da sie das Angebot vor seiner endgültigen Einreichung kritisch prüfen. Durch eine gründliche Bewertung des Angebots kann das Team Verbesserungen vornehmen, die das Angebot überzeugender machen. Dieser Prozess minimiert das Risiko von Fehlern und erhöht die Chancen, dass das Angebot vom Auftraggeber positiv bewertet wird. Es ist eine Gelegenheit zur Feinabstimmung und um sicherzustellen, dass jeder Aspekt des Angebots mit den Anforderungen im Auswahlleitfaden und den Zuschlagskriterien übereinstimmt.

Vorteile einer Optimierungssitzung:

• Qualitätsverbesserung: Durch eine systematische Bewertung von Inhalt und Präsentation der Ausschreibung kann die Qualität erheblich verbessert werden.
• Höhere Erfolgschancen: Indem Sie Ihr Angebot besser auf die Anforderungen des Auftraggebers abstimmen, erhöhen Sie Ihre Chancen, den Zuschlag zu erhalten.
• Bessere Risikoerkennung: Während einer Optimierungssitzung können potenzielle Risiken sofort erkannt und angegangen werden, was einer guten Risikoanalyse entspricht.
• Feedback aus verschiedenen Perspektiven: Verschiedene Teammitglieder können ihr Fachwissen einbringen, was zu einem ausgewogenen und durchdachten Beitrag führt.

Wie führen Sie eine Optimierungssitzung durch?

Vorbereitung:

Beginnen Sie die Vorbereitung auf die Sitzung, indem Sie die aktuelle Ausschreibung durchgehen. Es ist sinnvoll, die Ausschreibung in Abschnitte wie den Aktionsplan, die Leistungsbegründung und die Risikoanalyse zu unterteilen. Erstellen Sie eine Checkliste der wichtigsten Punkte, die von Interesse sind, z. B. die Qualität der Ausarbeitung der EMVI-Kriterien, die Klarheit der Kernaussagen und das Ausmaß, in dem die Alleinstellungsmerkmale gut herausgestellt werden.

Kritische Würdigung:

Bewerten Sie jeden Teil des Angebots kritisch. Fragen Sie sich: Wurden die Zuschlagskriterien vollständig berücksichtigt? Ist die Preisstrategie gut begründet? Ist die Sprache klar und überzeugend? Durch die kritische Bewertung jedes einzelnen Aspekts können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln.

Nutzen Sie das Feedback von Experten:

Beziehen Sie Experten aus verschiedenen Fachbereichen ein, um Feedback zu bestimmten Teilen der Ausschreibung zu geben. Lassen Sie zum Beispiel einen technischen Experten die technischen Beschreibungen bewerten und bitten Sie einen Finanzexperten, die Preisstruktur zu überprüfen.

Anpassen und Optimieren:

Passen Sie das Angebot auf der Grundlage der während der Sitzung erhaltenen Rückmeldungen an. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um das Angebot zu verbessern, z. B. indem Sie den Text klarer formulieren, aussagekräftige Referenzen hinzufügen oder die Risikoanalyse weiter ausarbeiten.

Prüfen Sie das Angebot anhand der Zuschlagskriterien:

Nutzen Sie die Optimierungssitzung, um das Angebot anhand der Zuschlagskriterien neu zu bewerten. Vergewissern Sie sich, dass jedes Kriterium klar angesprochen wird und dass das Angebot stark und überzeugend wirkt.

Dokumentieren Sie die Verbesserungen:

Verfolgen Sie, welche Verbesserungen vorgenommen wurden und warum. Dies hilft, die Änderungen zu berücksichtigen und aus diesen Optimierungen für zukünftige Einträge zu lernen.

Gemeinsame Bereiche für Verbesserungen während der Optimierungssitzungen

• Unklare Kernaussagen: Achten Sie darauf, dass die Hauptaussagen Ihres Eintrags klar und einheitlich sind.
• Zu wenig Fokus auf USPs: Heben Sie hervor, was Ihr Angebot von der Konkurrenz unterscheidet und wie es den spezifischen Bedürfnissen des Auftraggebers entspricht.
• Unzureichendes Risikomanagement: Ausweitung der Risikoanalyse, um mehr Vertrauen in die Vergabebehörde zu schaffen.
• Sprache und Präsentation: Verbessern Sie die Lesbarkeit und Professionalität, indem Sie einen klaren Schreibstil und eine logische Struktur verwenden.

Fazit: Was ist eine Optimierungssitzung und warum ist sie wichtig?

Eine Optimierungssitzung ist ein wertvolles Instrument für jedes Ausschreibungsteam, das seine Erfolgschancen maximieren möchte. Durch eine kritische Bewertung und Optimierung des Angebots können Sie die Qualität erhöhen, Risiken besser steuern und sicherstellen, dass das Angebot die Erwartungen des Auftraggebers voll erfüllt. Diese Sitzungen helfen dabei, ein gutes Angebot in ein hervorragendes Angebot zu verwandeln, was den Unterschied zwischen Sieg und Niederlage bedeuten kann.