Was ist Best Value Procurement?

Best Value Procurement (BVP) ist eine Beschaffungsmethode, bei der der Schwerpunkt auf der Auswahl des Anbieters liegt, der den größten Wert bietet, anstatt nur auf den niedrigsten Preis zu achten. Bei der BVP wird die Gesamtleistung des Bieters betrachtet, einschließlich Qualität, Risiken, Innovationsfähigkeit und Mehrwert, den der Lieferant liefern kann. Ziel ist es, nicht nur den billigsten, sondern vor allem den kompetentesten Anbieter auszuwählen, der ein Projekt erfolgreich und effizient durchführen kann.

Wie funktioniert die Best Value-Beschaffung?

Die Best-Value-Beschaffung arbeitet nach einem strukturierten Ansatz, bei dem die Bieter nicht nur nach dem Preis, sondern vor allem nach ihren Fähigkeiten zur Wertschöpfung beurteilt werden. Dies geschieht in einer Reihe von Schlüsselphasen, die darauf abzielen, das Know-how der Bieter zu ermitteln und zu nutzen:

1. Untermauerung der Leistung:

Die Bieter müssen eine Leistungsbegründung vorlegen, in der sie beschreiben, wie sie die Aufgabe angehen und welchen Mehrwert sie bieten können. In diesem Dokument geht es nicht nur darum, was sie tun, sondern auch darum, warum sie es besser machen als andere. Es ist wichtig, die USPs (Unique Selling Points) Ihres Unternehmens deutlich herauszustellen.

2. Interviews:

Ein einzigartiger Teil der BVP ist die Interviewphase, in der Schlüsselpersonen der Bieterparteien befragt werden. Mit diesen Gesprächen soll festgestellt werden, ob die beteiligten Personen tatsächlich über die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Fachkenntnisse und Kenntnisse verfügen. Diese Komponente trägt dazu bei, die Verantwortlichkeit der Bieter zu gewährleisten.

3. Risikoanalyse:

Im BVP ist das Risikomanagement ein wesentlicher Bestandteil. Die Bieter müssen eine detaillierte Risikoanalyse vorlegen, in der sie nicht nur potenzielle Risiken aufzeigen, sondern auch darlegen, wie sie mit diesen Risiken umgehen werden. Dies hilft dem Auftraggeber, Vertrauen in die Fähigkeit des Bieters zu gewinnen, Probleme proaktiv anzugehen.

4. Aktionsplan:

Zusätzlich zur Leistungsbegründung und Risikoanalyse wird ein Aktionsplan vorgelegt, aus dem hervorgeht, wie der Bieter den Auftrag tatsächlich ausführen wird. Der Maßnahmenplan sollte klar und prägnant sein und mit den Anforderungen des Auswahlleitfadens und anderer Ausschreibungsunterlagen übereinstimmen.

5. Bewertung und Auswahl:

Der öffentliche Auftraggeber bewertet die Angebote auf der Grundlage der Leistungsbegründung, der Gespräche, der Risikoanalyse und des Aktionsplans. Er prüft den Gesamtwert des Angebots und nicht nur den niedrigsten Preis.

Warum wird Best Value Procurement eingesetzt?

BVP erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da es den Schwerpunkt vom Preis auf Qualität und Wertschöpfung verlagert. Sie hilft bei der Auswahl der besten Partei, die den Auftrag nicht nur ausführen kann, sondern dies auch besser und effizienter als die Konkurrenz tut. Dies führt häufig zu besseren Projektergebnissen, geringeren Risiken und mehr Innovation.

Vorteile der Best Value-Beschaffung:

• Fokus auf Qualität: BVP legt Wert auf Qualität und Leistung, was zu einem höheren Wert für den Auftraggeber führt.
• Besseres Risikomanagement: Durch detaillierte Risikoanalysen zwingt der BVP die Bieter, proaktiv über mögliche Probleme und deren Lösungen nachzudenken.
• Ermutigung zur Innovation: Da die BVP die Bieter auffordert, ihren Mehrwert zu zeigen, fördert sie innovative Lösungen und Methoden.
• Effiziente Projektdurchführung: BVP wählt die Parteien aus, die nicht nur die günstigste, sondern auch die effizienteste Lösung anbieten, was häufig zu kürzeren Vorlaufzeiten und langfristig niedrigeren Kosten führt.

Nachteile der Best Value-Beschaffung:

• Komplexität: Die umfangreichen Unterlagen, Gespräche und Bewertungen machen die BVP zu einem komplexen und zeitaufwändigen Verfahren, sowohl für die Bieter als auch für die Vergabestelle.
• Die Höhe der Dokumentationsanforderungen: Die Zugangsvoraussetzungen sind oft höher, was bedeutet, dass Unternehmen mit weniger Erfahrung es schwer haben, sich zu behaupten.

Best Value Procurement in der Praxis

BVP wird häufig bei komplexen und risikoreichen Projekten wie Infrastrukturen, Bauprojekten und IT-Dienstleistungen eingesetzt, bei denen die Auswahl des richtigen Anbieters für den Erfolg des Projekts entscheidend ist. Durch die Konzentration auf die Kompetenzen der Bieter und nicht nur auf den Preis stellt BVP sicher, dass die kompetenteste Partei ausgewählt wird.

Tipps für eine erfolgreiche Best Value-Beschaffung:

• Liefern Sie detaillierte Leistungsbegründungen: Stellen Sie sicher, dass Sie den spezifischen Mehrwert Ihres Angebots klar und konkret beschreiben.
• Bereiten Sie sich auf die Gespräche vor: Stellen Sie sicher, dass die Schlüsselpersonen gut vorbereitet sind und dass ihr Wissen und ihre Erfahrung in den Gesprächen gut zum Ausdruck kommen.
• Führen Sie eine gründliche Risikoanalyse durch: Ermitteln Sie nicht nur Risiken, sondern zeigen Sie auch proaktive Maßnahmen zu deren Kontrolle auf.
• Stellen Sie einen klaren und praktischen Aktionsplan auf: Stellen Sie sicher, dass der Aktionsplan nicht nur durchführbar ist, sondern auch den spezifischen Anforderungen des Auftraggebers entspricht.

Fazit: Was ist Best Value Procurement und warum ist es wichtig?

Best Value Procurement (BVP) ist eine leistungsstarke Beschaffungsstrategie, die über den Preis hinausgeht und sich darauf konzentriert, durch die Auswahl der besten und kompetentesten Partei einen maximalen Wert zu erzielen. Durch die Konzentration auf Leistung, Risikomanagement und Innovation stellt BVP sicher, dass Projekte nicht nur erfolgreich, sondern auch in einer Weise durchgeführt werden, die dem Auftraggeber den größten Nutzen bringt.