Um eine Ausschreibung zu gewinnen, reicht es nicht aus, ein konkurrenzfähiges Angebot einzureichen. Es handelt sich um einen strategischen Prozess, der eine gründliche Vorbereitung, ein gutes Verständnis der Ausschreibungsunterlagen und eine überzeugende Präsentation Ihres Angebots erfordert. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Bieter oder ein Neuling in der Welt der Ausschreibungen sind, kann ein strukturiertes Vorgehen Ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Hier finden Sie einige bewährte Strategien und Tipps, die Ihnen helfen, eine Ausschreibung zu gewinnen.
Der Ausgangspunkt jeder erfolgreichen Ausschreibung ist eine gründliche Lektüre und Analyse der Ausschreibungsunterlagen, wie z. B. des Auswahlleitfadens und der Zuschlagskriterien. Diese Dokumente enthalten alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Angebot auf die Anforderungen des Auftraggebers abzustimmen. Achten Sie besonders auf die Bewertungskriterien und die Ausarbeitung des EMVI, damit Sie verstehen, wie Ihr Angebot bewertet werden wird.
Eine gründliche Marktuntersuchung hilft Ihnen, die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers zu verstehen und die Konkurrenz zu erkennen. Die Durchführung einer SWOT-Analyse hilft Ihnen, Ihre Stärken zu nutzen und Ihre Strategie an die Schwächen der Konkurrenz anzupassen. Analysieren Sie frühere Ausschreibungen des öffentlichen Auftraggebers und schauen Sie sich an, wer sie gewonnen hat.
Ein guter Aktionsplan ist mehr als eine Auflistung dessen, was Sie tun werden. Er sollte den öffentlichen Auftraggeber davon überzeugen, dass Ihr Ansatz die beste Lösung darstellt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan klar, strukturiert und auf die in den Ausschreibungsunterlagen genannten spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Verweisen Sie auf Ihre USPs (Unique Selling Points) und zeigen Sie auf, wie Ihre Lösung einen Mehrwert bietet.
Referenzen sind ein wirksames Mittel, um Ihren Eintrag zu verstärken. Sie zeigen, dass Sie bereits ähnliche Projekte erfolgreich abgeschlossen haben. Wählen Sie Referenzen, die eng mit dem Auftrag übereinstimmen und die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens hervorheben. Achten Sie darauf, dass sie aktuell sind und dass die beschriebenen Ergebnisse überzeugend und messbar sind.
Viele Ausschreibungen verwenden das wirtschaftlich günstigste Angebot (EMVI) als Zuschlagskriterium. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht nur auf den Preis konzentrieren, sondern auch auf die qualitativen Aspekte, die bei der EMVI-Bewertung eine Rolle spielen, wie Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation. Arbeiten Sie diese Komponenten gut aus und stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie mit dem übereinstimmt, was der öffentliche Auftraggeber für wertvoll hält.
Ein guter Beitrag ist nicht nur inhaltlich stark, sondern auch klar und leicht zu lesen. Vermeiden Sie Jargon, verwenden Sie eine klare Sprache und stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument eine logische Struktur hat. Dies erhöht die Lesbarkeit und hilft den Bewertern, die wichtigsten Punkte Ihres Angebots schnell zu verstehen.
Die Festlegung eines wettbewerbsfähigen, aber kosteneffizienten Preises ist eine Kunst für sich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Preis nicht nur attraktiv ist, sondern auch mit einer klaren Erläuterung der Kostenstruktur untermauert wird. Eine transparente und gut begründete Preisstrategie schafft Vertrauen bei den Auftraggebern.
Der Ausschreibungsprozess ist oft komplex und zeitaufwändig. Beziehen Sie Ihr Ausschreibungsteam in alle Schritte ein und stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle gut versteht. Führen Sie interne Überprüfungen durch, bevor Sie das Angebot einreichen, um Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Angebot so überzeugend wie möglich ist.
Auch wenn Sie die Ausschreibung nicht gewinnen, ist es wertvoll, um eine Bewertung zu bitten. Das Feedback kann Ihnen helfen, Ihre zukünftigen Ausschreibungen zu verbessern. Lernen Sie aus Ihren Fehlern und passen Sie Ihre Strategie auf der Grundlage der Bewertung an.
Eine gute Stakeholder-Analyse hilft Ihnen zu verstehen, wer die Entscheidung beeinflusst und wie Sie auf deren Bedürfnisse eingehen können. Bauen Sie Beziehungen zu den wichtigsten Stakeholdern auf und stellen Sie sicher, dass Sie deren Erwartungen gut erfüllen.
Um eine Ausschreibung zu gewinnen, ist ein strategisches und gründliches Vorgehen erforderlich. Wenn Sie die Ausschreibungsunterlagen gründlich verstehen, eine starke EMVI-Ausarbeitung liefern, einen überzeugenden Aktionsplan vorlegen und Ihr Angebot klar und wettbewerbsfähig gestalten, erhöhen Sie Ihre Chancen erheblich. Indem Sie jede Ausschreibung kontinuierlich auswerten und daraus lernen, werden Sie das Wissen und die Erfahrung aufbauen, die Sie brauchen, um in der Welt der Ausschreibungen immer erfolgreicher zu werden.
