Eine langfristige Beschaffungsstrategie ist ein proaktiver Plan, der Unternehmen hilft, ihre Position auf dem Beschaffungsmarkt zu stärken, die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen und nachhaltig zu wachsen. Die Entwicklung einer solchen Strategie geht über die bloße Reaktion auf Ausschreibungen hinaus, wenn diese verfügbar werden. Dazu gehört, dass ein Unternehmen strategisch über seine Marktposition nachdenkt, Fachwissen aufbaut, Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern knüpft und sich auf der Grundlage von Rückmeldungen und Bewertungen kontinuierlich verbessert. Eine gut durchdachte langfristige Strategie hilft Unternehmen, bei Ausschreibungen auch in einem wettbewerbsintensiven Markt dauerhaft erfolgreich zu sein.
Ausschreibungen sind oft Wettbewerbsverfahren mit strengen Anforderungen und Zuschlagskriterien. Eine starke, langfristige Strategie ermöglicht es Unternehmen, nicht nur bei einzelnen Ausschreibungen erfolgreich zu sein, sondern auch kontinuierlich auf ihrem Markt zu wachsen. Eine gut strukturierte Strategie hilft, besser vorbereitet zu sein, sich systematisch zu verbessern und im Wettbewerb stärker zu sein. Durch die Festlegung klarer Ziele, den effizienten Einsatz von Ressourcen und die Pflege von Beziehungen zum Markt erhöhen Sie Ihre Chancen, langfristig erfolgreich zu sein.
1. Definieren Sie Ihre strategischen Ziele:
Der erste Schritt zur Entwicklung einer langfristigen Strategie besteht darin, klare strategische Ziele zu definieren. Was wollen Sie auf dem Beschaffungsmarkt erreichen? Wollen Sie Ihre Marktposition stärken? Wollen Sie in einem bestimmten Sektor oder einer bestimmten Region mehr Aufträge gewinnen? Durch die Festlegung konkreter Ziele können Sie Ihre Strategie entsprechend ausrichten und gezielter an Ihrem Wachstum arbeiten.
Beispiel: Ein strategisches Ziel könnte sein, in den nächsten fünf Jahren 30 % mehr Ausschreibungen im Infrastrukturbereich zu gewinnen oder sich auf bestimmte Aufträge im öffentlichen Sektor zu konzentrieren.
2. Führen Sie eine Marktanalyse durch:
Um Ihre langfristige Strategie richtig festzulegen, ist es wichtig, eine gründliche Marktanalyse durchzuführen. Untersuchen Sie die Trends auf dem Beschaffungsmarkt, ermitteln Sie, wo Chancen liegen, und analysieren Sie Ihre Konkurrenten. Eine Marktanalyse wird Ihnen helfen zu verstehen, wo Ihre Stärken liegen und worauf Sie sich konzentrieren müssen, um Ihre Erfolgschancen zu maximieren.
Tipp: Nutzen Sie Tools wie TenderNed oder andere Plattformen, um sich einen Überblick über frühere Ausschreibungen, Gewinner und spezifische Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber zu verschaffen.
3. Aufbau enger Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern:
Ein wichtiger Aspekt einer erfolgreichen langfristigen Strategie ist der Aufbau guter Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern. Das bedeutet, dass Sie aktiv an Marktkonsultationen, Bieterkonferenzen und anderen Veranstaltungen teilnehmen, bei denen Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt treten können. Die Pflege guter Beziehungen hilft Ihnen, künftige Projekte und Ausschreibungen besser zu verstehen, so dass Sie besser auf die Bedürfnisse des Marktes eingehen können.
Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Sie in der Branche sichtbar sind, indem Sie an Konferenzen teilnehmen oder Netzwerke nutzen, damit Sie bei den öffentlichen Auftraggebern ganz oben auf der Liste stehen.
4. Investitionen in Fachwissen und Ausbildung:
Der Beschaffungsmarkt unterliegt einem ständigen Wandel, sowohl was die Vorschriften als auch was die technologischen Entwicklungen betrifft. Daher ist es wichtig, immer wieder in das Fachwissen Ihres Teams zu investieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausschreibungsteam über die neuesten Trends, Vorschriften und bewährten Verfahren im Beschaffungswesen auf dem Laufenden bleibt. Regelmäßige Schulungen werden Ihrem Team helfen, sich ständig zu verbessern und bei der Vorbereitung erfolgreicher Ausschreibungen stärker zu werden.
Beispiel: Lassen Sie Ihr Team an einer Schulung zum Risikomanagement, zur Beschaffungssoftware oder zur Entwicklung einer überzeugenden EMVI-Ausarbeitung teilnehmen.
5. Einführung klarer Verfahren für den Registrierungsprozess:
Eine solide langfristige Strategie erfordert rationalisierte Prozesse für die Vorbereitung von Ausschreibungen. Das bedeutet, dass Sie mit klaren Vorlagen, Checklisten und Instrumenten arbeiten müssen, um sicherzustellen, dass jede Ausschreibung strukturiert vorbereitet wird. Effiziente Prozesse helfen, Zeit zu sparen, die Qualität Ihrer Angebote zu erhöhen und sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers erfüllen.
Tipp: Setzen Sie Projektmanagement-Tools ein, um den Fortschritt der Ausschreibung zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und Fristen zu überwachen.
6. Schwerpunkt auf Bewertung und Verbesserung:
Eine langfristige Strategie ist nur dann wirksam, wenn Sie kontinuierlich lernen und sich verbessern. Nach jeder Ausschreibung, egal ob Sie gewinnen oder verlieren, sollten Sie den Prozess auswerten und Feedback einholen. Dieses kann aus Bewertungsberichten des Auftraggebers oder aus Ihrer eigenen internen Bewertung stammen. Durch die Analyse dieses Feedbacks können Sie gezielte Verbesserungen an Ihren Prozessen, Ihrer Preisstrategie oder Ihrem Risikomanagement vornehmen.
Beispiel: Organisieren Sie eine Evaluierung nach der Ausschreibung, bei der Sie das Feedback mit Ihrem Team besprechen und Aktionspunkte zur Verbesserung Ihrer nächsten Ausschreibung formulieren.
7. Schaffen Sie eine flexible Preisstrategie:
In einem Beschaffungsprozess ist der Preis oft ein entscheidender Teil der Zuschlagskriterien. Die Entwicklung einer flexiblen Preisstrategie, die es Ihnen ermöglicht, sich an die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Ausschreibungen anzupassen, ist von entscheidender Bedeutung. Das bedeutet, dass Sie ein gutes Gleichgewicht zwischen wettbewerbsfähigen Preisen und der Gewährleistung der Rentabilität finden müssen. Ihre Preisstrategie sollte sich an Ihren langfristigen Zielen orientieren und Markttrends, Wettbewerb und Kostenentwicklung berücksichtigen.
8 Bewerten Sie Ihre Kapazitäten und Ressourcen:
Bei der Entwicklung einer langfristigen Strategie ist es auch wichtig, die Kapazitäten und Ressourcen Ihres Unternehmens zu bewerten. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig die Kapazität Ihres Ausschreibungsteams, Ihre technischen Ressourcen und Ihre finanziellen Möglichkeiten überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um langfristig erfolgreich an Ausschreibungen teilnehmen zu können.
Tipp: Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team überlastet ist, sollten Sie zusätzliches Personal einstellen oder externe Berater zur Bewältigung von Spitzenlasten hinzuziehen.
Die Entwicklung einer langfristigen Beschaffungsstrategie ist für Unternehmen, die ihre Position auf dem Beschaffungsmarkt stärken und ein nachhaltiges Wachstum erzielen wollen, unerlässlich. Durch die Festlegung strategischer Ziele, die Durchführung detaillierter Marktanalysen, den Aufbau enger Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern und das kontinuierliche Lernen aus Rückmeldungen und Bewertungen können Sie im Wettbewerb erfolgreich sein. Eine langfristige Strategie hilft Ihnen, nicht nur auf Ausschreibungen zu reagieren, sondern proaktiv zu handeln und auf künftige Chancen vorbereitet zu sein.
