Wie kann man einen erfolgreichen Aktionsplan erstellen?

Ein Aktionsplan ist ein wichtiger Bestandteil eines Angebots. Er beschreibt detailliert, wie Sie den Auftrag auszuführen gedenken, und gibt dem Auftraggeber einen Einblick in Ihre Vorgehensweise, Methodik und Fähigkeiten. Ein gut ausgearbeiteter Aktionsplan ist überzeugend, detailliert und auf die spezifischen Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers zugeschnitten. Er kann den Unterschied zwischen dem Gewinn oder dem Verlust einer Ausschreibung ausmachen.

Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist ein Dokument, in dem Sie als Bieter erklären, wie Sie den Auftrag ausführen werden, welche Schritte Sie unternehmen werden und wie Sie sicherstellen werden, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Er enthält Informationen über die Arbeitsmethode, die Planung, die Risiken, die Qualitätssicherung und die am Projekt beteiligten Personen. Ein aussagekräftiger Aktionsplan stimmt mit den Zuschlagskriterien und den Zielen des Auftraggebers überein und zeigt, dass Ihr Unternehmen der richtige Partner ist, um den Auftrag erfolgreich auszuführen.

Warum ist ein guter Aktionsplan wichtig?

Ein Aktionsplan ist oft eines der wichtigsten Dokumente in einer Ausschreibung. Er zeigt, dass Sie den Auftrag verstehen, dass Sie über die richtigen Ressourcen und Fachkenntnisse verfügen und dass Sie eine solide Strategie haben, um den Auftrag zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Außerdem hilft er dem Auftraggeber festzustellen, ob Ihr Angebot nicht nur die technischen Anforderungen erfüllt, sondern auch in anderen Bereichen wie Qualität und Risikomanagement gut abschneidet.

Elemente eines erfolgreichen Aktionsplans:

• Projektübersicht und Ziele: Beginnen Sie mit einer kurzen Zusammenfassung des Projekts und der Ziele, wie sie in den Ausschreibungsunterlagen beschrieben sind. Zeigen Sie, dass Sie verstehen, was der Auftraggeber erreichen will, und erklären Sie, wie Ihr Ansatz dazu passt.
• Umsetzungsstrategie: Beschreiben Sie, wie Sie das Projekt von Anfang bis Ende durchführen werden. Überlegen Sie, in welchen Phasen das Projekt durchgeführt werden soll, welche Methodik Sie anwenden und welche Schritte Sie hauptsächlich unternehmen werden. Vergewissern Sie sich, dass die Strategie mit den Kriterien im Auswahlleitfaden übereinstimmt.
• Planung und Zeitpläne: Legen Sie einen detaillierten Zeitplan mit Meilensteinen, Fristen und Zwischenergebnissen vor. Eine visuelle Übersicht wie ein Gantt-Diagramm kann hilfreich sein. Der Zeitplan sollte realistisch sein und zeigen, dass Sie die Aufgabe innerhalb des Zeitrahmens erledigen können.
• Qualitätssicherung: Zeigen Sie, wie Sie die Qualität der Arbeit überwachen und sicherstellen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Qualitätskontrollen, Audits und Feedback-Momente in die Planung einzubeziehen. Die Qualitätssicherung ist oft ein wichtiger Teil der EMVI-Ausarbeitung.
• Risikomanagement: Führen Sie eine gründliche Risikoanalyse durch und beschreiben Sie die potenziellen Risiken, die Sie ermittelt haben, wie Sie mit ihnen umgehen werden und welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um Probleme zu vermeiden. Ein solider Risikomanagementplan gibt dem öffentlichen Auftraggeber die Gewissheit, dass Sie in der Lage sind, mit unvorhergesehenen Umständen umzugehen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Stellen Sie klar, wer an dem Projekt beteiligt ist und welche Aufgaben er/sie hat. Beschreiben Sie die Qualifikationen und Erfahrungen der wichtigsten Teammitglieder, z. B. des Projektleiters, der technischen Spezialisten und der Qualitätsmanager. So können Sie dem Auftraggeber zeigen, dass Sie das richtige Team zusammengestellt haben.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Erläutern Sie, wie Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Auftraggeber und anderen Beteiligten organisieren werden. Eine gute Kommunikation ist für den reibungslosen Ablauf des Projekts von entscheidender Bedeutung und trägt dazu bei, etwaige Probleme schnell zu lösen.
• Innovation und Mehrwert: Stellen Sie heraus, wie sich Ihr Ansatz von dem der Mitbewerber abhebt und welchen zusätzlichen Nutzen Sie bieten. Dies kann von innovativen Lösungen bis hin zu nachhaltigen Methoden reichen, die zu einem besseren Projektergebnis beitragen. Betonen Sie dabei Ihre USPs (Unique Selling Points).

Tipps für die Erstellung eines erfolgreichen Aktionsplans:

• Bleiben Sie klar und prägnant: Sorgen Sie für eine logische Struktur und vermeiden Sie Fachjargon. Verwenden Sie klare Überschriften und kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• Abstimmung mit den Zuschlagskriterien: Prüfen Sie, ob alle Teile des Aktionsplans mit den Zuschlagskriterien übereinstimmen und ob Ihre Strategie die Bewerter überzeugt.
• Verwenden Sie Beispiele und Referenzen: Untermauern Sie Ihren Ansatz mit Beispielen früherer erfolgreicher Projekte und nutzen Sie Referenzen, um Ihre Zuverlässigkeit und Kompetenz zu belegen.
• Fügen Sie visuelle Elemente hinzu: Schaubilder, Tabellen und Diagramme können dazu beitragen, komplexe Informationen übersichtlich darzustellen und die Lektüre Ihres Aktionsplans attraktiver zu gestalten.
• Seien Sie beim Risikomanagement proaktiv: Beschreiben Sie nicht nur die Risiken, sondern zeigen Sie, dass Sie konkrete Maßnahmen ergriffen haben, um diese Risiken anzugehen und zu minimieren.

Häufige Fehler beim Schreiben eines Aktionsplans:

• Zu starke Konzentration auf technische Details: Konzentrieren Sie sich auf die Strategie und den Wert, den Sie bieten, anstatt im Detail auf technische Spezifikationen einzugehen, die für die Entscheidungsträger nicht unmittelbar relevant sind.
• Mangelnde Kundenorientierung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Aktionsplan nicht nur beschreibt, was Sie tun werden, sondern auch, wie er die Ziele des Auftraggebers unterstützt.
• Unrealistische Planung: Vermeiden Sie zu optimistische Zeitpläne, die nur schwer einzuhalten sind, da dies das Vertrauen des öffentlichen Auftraggebers untergraben kann.

Fazit: Wie erstellt man einen erfolgreichen Aktionsplan?

Ein erfolgreicher Aktionsplan erfordert ein strategisches Konzept, in dem Sie klar darlegen, wie Sie den Auftrag ausführen werden, welchen Mehrwert Sie bieten und wie Sie etwaige Risiken bewältigen werden. Wenn Sie einen gut strukturierten und überzeugenden Plan vorlegen, erhöhen Sie die Chancen, dass Ihr Angebot den Zuschlag erhält. Achten Sie darauf, dass Ihr Plan klar ist, gut zu den Anforderungen und Zuschlagskriterien passt und Ihre Vorgehensweise und Ihr Fachwissen überzeugend darstellt.