Ein Ausschreibungsteam ist ein multidisziplinäres Team, das für die Vorbereitung, Ausarbeitung und Einreichung von Angeboten für Ausschreibungen zuständig ist. Das Team arbeitet zusammen, um durch die Bündelung von Wissen, Fachkenntnissen und Ressourcen ein erfolgreiches Angebot zu entwickeln. Jedes Mitglied des Ausschreibungsteams hat eine spezifische Rolle und trägt zum Prozess bei, von der Analyse der Ausschreibungsanforderungen bis zur Erstellung der EMVI-Ausarbeitung und der Vorbereitung einer wettbewerbsfähigen Preisstrategie.
Ein gut zusammengestelltes Ausschreibungsteam ist für den Erfolg einer Ausschreibung von entscheidender Bedeutung, da es sicherstellt, dass alle Aspekte der Ausschreibung - von der Projektplanung über das Risikomanagement bis hin zur finanziellen Tragfähigkeit - auf professionelle und durchdachte Weise behandelt werden.
Das Ausschreibungsverfahren ist komplex und erfordert die richtige Mischung von Fähigkeiten und Fachwissen. Ein starkes Ausschreibungsteam sorgt dafür, dass die Ausschreibung gut auf die Anforderungen und Erwartungen des Auftraggebers abgestimmt ist. Indem Sie verschiedene Disziplinen zusammenbringen, können Sie sicherstellen, dass jeder Aspekt der Ausschreibung - von den technischen Spezifikationen bis zum Risikomanagementplan - von hoher Qualität ist. Darüber hinaus können sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen und ergänzen, um die beste Strategie zu entwickeln und die Ausschreibung fristgerecht einzureichen.
1. Wählen Sie einen erfahrenen Ausschreibungsleiter:
Das erste und wichtigste Teammitglied, das Sie benötigen, ist ein erfahrener Ausschreibungsleiter oder Angebotsmanager. Diese Person ist für die Koordinierung des gesamten Ausschreibungsprozesses, die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung der Fristen verantwortlich. Der Ausschreibungsleiter stellt sicher, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird, und dass der Prozess reibungslos abläuft. Dieses Teammitglied ist auch für die Kommunikation mit dem öffentlichen Auftraggeber und die Einreichung des Angebots verantwortlich.
Tipp: Wählen Sie eine Person mit Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte und mit Kenntnissen über Beschaffungsprozesse, die gut kommunizieren kann und über gute organisatorische Fähigkeiten verfügt.
2. Stellen Sie ein multidisziplinäres Team zusammen:
Ein effektives Ausschreibungsteam besteht aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Fachgebieten. Je nach Art der Ausschreibung können Sie Teammitglieder aus Abteilungen wie Projektmanagement, Technik, Risikomanagement, Recht und Finanzen hinzuziehen. Jede dieser Disziplinen spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer erfolgreichen Ausschreibung. Die richtige Mischung von Fähigkeiten stellt sicher, dass jeder Aspekt der Ausschreibung richtig behandelt wird, von der Vorbereitung einer starken EMVI-Ausarbeitung bis zur Kostenberechnung.
Beispiel für ein multidisziplinäres Team:
3. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten:
Um einen reibungslosen Ablauf des Ausschreibungsverfahrens zu gewährleisten, sollte jedes Teammitglied klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Durch eine klare Aufgabenteilung wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass alle Aspekte der Ausschreibung ordnungsgemäß verfolgt werden. Der Ausschreibungsleiter sollte regelmäßig die Fortschritte der einzelnen Teammitglieder überwachen und sicherstellen, dass die Fristen eingehalten werden.
Tipp: Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um den Überblick über Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zu behalten und sicherzustellen, dass jeder über den Fortschritt informiert ist.
4. Gewährleistung einer guten internen Kommunikation:
Eine gute Kommunikation innerhalb des Ausschreibungsteams ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und keine wichtigen Details übersehen werden. Organisieren Sie regelmäßige Sitzungen, in denen der Fortschritt des Prozesses besprochen wird und in denen Probleme oder Engpässe zeitnah gelöst werden können. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder einander schnell und effizient erreichen können, z. B. über E-Mail, Chat oder andere Kommunikationsmittel.
Beispiel: Planen Sie wöchentliche Kontrollbesprechungen, bei denen der Ausschreibungsleiter die Fortschritte mit dem Team bespricht und alle Probleme oder Verzögerungen diskutiert.
5. Legen Sie einen engen Zeitplan fest:
Ausschreibungen haben oft strenge Fristen, die nicht verlängert werden können. Daher ist es wichtig, dass Sie einen klaren Zeitplan aufstellen, in dem alle Phasen des Ausschreibungsverfahrens festgelegt sind. Von der Informationsbeschaffung über das Verfassen des Angebots bis hin zur Prüfung der Unterlagen sollte für jeden Teil eine Frist festgelegt werden, und es sollte genügend Zeit für eine gründliche Durchführung zur Verfügung stehen.
Tipp: Planen Sie auch Platz für unerwartete Verzögerungen oder Probleme ein, damit Ihnen nicht kurz vor Ablauf der Frist die Zeit davonläuft.
6. Investitionen in Ausbildung und Entwicklung:
Ausschreibungen unterliegen einem ständigen Wandel, vor allem mit dem Aufkommen neuer Vorschriften und digitaler Entwicklungen. Es ist wichtig, dass Ihr Ausschreibungsteam stets mit den neuesten Trends und bewährten Verfahren vertraut ist. Investieren Sie in regelmäßige Schulungen und Workshops, um die Fähigkeiten Ihres Teams auf dem neuesten Stand zu halten.
Tipp: Erwägen Sie, Teammitglieder in Ausschreibungsstrategien, Beschaffungssoftware oder Risikomanagement schulen zu lassen, damit sie stets gut vorbereitet sind.
7. Nach jeder Ausschreibung evaluieren und verbessern:
Nach jeder Ausschreibung, egal ob Sie gewinnen oder verlieren, ist es wichtig, mit dem gesamten Ausschreibungsteam eine Besprechung durchzuführen. Besprechen Sie, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Nutzen Sie diese Auswertung, um Lehren zu ziehen und Verbesserungen für künftige Ausschreibungen umzusetzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Ihr Team ständig weiterentwickelt und den Ausschreibungsprozess immer besser meistert.
Beispiel: Nach einer verlorenen Ausschreibung können Sie den Bewertungsbericht durchgehen und analysieren, warum die Ausschreibung nicht erfolgreich war. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Strategie für das nächste Mal anzupassen.
Ein erfolgreiches Ausschreibungsteam besteht aus einem erfahrenen Ausschreibungsleiter und multidisziplinären Teammitgliedern mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Gute Kommunikation, straffe Planung sowie kontinuierliche Bewertung und Schulung sind für den Erfolg Ihres Teams unerlässlich. Durch den Aufbau eines effektiven Ausschreibungsteams erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen bei Ausschreibungen und stellen sicher, dass Ihre Angebote von hoher Qualität sind und den Erwartungen des Auftraggebers entsprechen.
