Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Angebots im Rahmen des Vergabeverfahrens. Er ist das Dokument, in dem der Bieter detailliert beschreibt, wie er den Auftrag auszuführen gedenkt. Dieses Dokument gibt nicht nur einen Überblick über die technischen und operativen Schritte, die unternommen werden, sondern zeigt auch, wie Projektmanagement, Risikomanagement und Qualitätskontrolle eingerichtet werden.

Ein guter Aktionsplan ist von unschätzbarem Wert, denn er zeigt dem Auftraggeber, dass Sie als Bieter verstehen, was für das Projekt erforderlich ist, und dass Sie in der Lage sind, den Auftrag erfolgreich auszuführen. In diesem Artikel werden wir erörtern, was genau ein Aktionsplan ist, welche Bestandteile er enthalten sollte und wie Sie einen überzeugenden Plan erstellen, der Ihre Erfolgschancen erhöht.

Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist ein strategisches Dokument, das detailliert beschreibt, wie ein Unternehmen oder eine Organisation eine bestimmte Aufgabe im Rahmen einer Ausschreibung durchführen wird. Er enthält den Ansatz für die Umsetzung, die einzusetzenden Ressourcen, das beteiligte Team und den Zeitplan, innerhalb dessen die Arbeit durchgeführt werden soll.

Der Arbeitsplan geht über eine Beschreibung der technischen Lösung hinaus. Er zeigt, dass Sie als Bieter die Komplexität des Auftrags verstehen und eine klare Strategie zur erfolgreichen Ausführung haben, die alle relevanten Aspekte wie Risiken, Kommunikation und Qualitätskontrolle berücksichtigt.

Die Bedeutung eines guten Aktionsplans

Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens spielt der Aktionsplan eine entscheidende Rolle. Er gibt dem Auftraggeber Aufschluss darüber, wie Sie den Auftrag ausführen werden und ob Sie in der Lage sind, die gesetzten Ziele zu erreichen. Ein guter Aktionsplan kann den Unterschied zwischen Gewinn oder Verlust einer Ausschreibung ausmachen.

Die wichtigsten Ziele eines Aktionsplans sind:

• Vertrauen schaffen: Das Dokument sollte zeigen, dass Sie als Bieter über das Wissen, die Ressourcen und die Erfahrung verfügen, um den Auftrag erfolgreich auszuführen.
• Schaffen Sie Klarheit: Es sollte deutlich werden, welche Schritte unternommen werden, um das Projekt innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens durchzuführen.
• Nachweis des Risikomanagements: Sie sollten nachweisen, dass Sie potenzielle Risiken ermittelt haben und einen Plan zu deren Bewältigung haben.
• Mehrwert aufzeigen: Er sollte zeigen, warum Ihr Ansatz besser ist als der der Wettbewerber, zum Beispiel durch Innovationen, Nachhaltigkeit oder Kosteneinsparungen.

Erstellung eines Aktionsplans

Ein wirksamer Aktionsplan sollte gut strukturiert und klar sein. Nachstehend sind die wichtigsten Bestandteile aufgeführt, die ein Aktionsplan enthalten sollte.

3.1. Einleitung und Zielsetzung

Beginnen Sie mit einer Einleitung, in der Sie kurz erläutern, worum es bei dem Auftrag geht und welche Hauptziele mit dem Projekt verfolgt werden. Dadurch erhält der Auftraggeber einen Überblick über Ihr Verständnis des Projekts und Ihre Vorstellungen vom Endergebnis. Es ist wichtig, dass Sie sofort die wichtigsten Eckpunkte des Projekts nennen.

3.2. Umfang des Projekts

In diesem Abschnitt beschreiben Sie den Umfang des Projekts. Das bedeutet, dass Sie deutlich machen, welche Aktivitäten unter den Auftrag fallen und welche nicht. So vermeiden Sie Unklarheiten bei der Ausführung und stellen sicher, dass sowohl Sie als auch der Auftraggeber klare Erwartungen haben.

3.3. Projektansatz

Hier erklären Sie, wie Sie den Auftrag ausführen werden. Dieser Abschnitt bildet den Kern des Aktionsplans und umfasst die folgenden Teile:

• Projektphasen: Teilen Sie das Projekt in Phasen ein und geben Sie die wichtigsten Meilensteine an.
• Methodik: Beschreiben Sie die Methoden, die Sie für die Durchführung des Projekts verwenden werden. Dies kann von technischen Verfahren bis hin zu Projektmanagementtechniken wie Agile oder Lean reichen.
• Zeitplan: Legen Sie einen klaren Zeitplan mit Anfangs- und Enddatum für jede Projektkomponente vor, einschließlich der Daten für den Zwischenabschluss.

3.4. Team und Ressourcen

Beschreiben Sie in diesem Abschnitt, welches Team für die Durchführung des Projekts verantwortlich sein wird und welche Ressourcen eingesetzt werden sollen. Heben Sie die Qualifikationen der wichtigsten Teammitglieder hervor und geben Sie an, welche Rolle sie jeweils spielen werden.

3.5. Risikomanagement

Jedes Projekt birgt Risiken, und der öffentliche Auftraggeber möchte wissen, wie Sie diese Risiken zu bewältigen gedenken. In diesem Abschnitt beschreiben Sie die wichtigsten Risiken, die Sie ermittelt haben, und welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um sie zu minimieren. Beispiele hierfür sind Risiken im Zusammenhang mit der Zeitplanung, Budgetüberschreitungen oder technischen Herausforderungen.

3.6. Qualitätskontrolle

Der Auftraggeber möchte sicher sein, dass das Endergebnis den vorgegebenen Anforderungen entspricht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Aktionsplan deutlich machen, wie Sie die Qualität der Arbeit gewährleisten werden. Dies kann zum Beispiel durch interne Audits, Qualitätskontrollen oder externe Zertifizierungen geschehen.

3.7. Kommunikationsplan

Eine wirksame Kommunikation ist für den Erfolg eines jeden Projekts unerlässlich. Legen Sie fest, wie Sie während des Projekts mit dem öffentlichen Auftraggeber und anderen Beteiligten kommunizieren wollen. Dazu könnten wöchentliche Berichte, Sitzungen mit den Beteiligten oder der Einsatz von Projektmanagement-Software für eine transparente Kommunikation gehören.

Praktische Tipps für die Ausarbeitung eines Aktionsplans

4.1. Klar und prägnant sein

Auch wenn es wichtig ist, ausreichend Details zu liefern, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Aktionsplan klar und prägnant ist. Vermeiden Sie zu viel Fachjargon und achten Sie darauf, dass jeder Schritt logisch aufgebaut ist. Ein öffentlicher Auftraggeber hat oft nur begrenzte Zeit, um jeden Plan gründlich zu studieren, daher sollte er leicht zu lesen sein.

4.2. Fokus auf Vergabekriterien

Achten Sie bei der Ausarbeitung Ihres Aktionsplans darauf, dass Sie auf die in der Ausschreibung genannten spezifischen Zuschlagskriterien eingehen. Wenn zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Kostenkontrolle gefordert werden, sollten Sie dies in Ihrem Plan deutlich machen.

4.3. Angleichung an die Erwartungen des Auftraggebers

Lesen Sie die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig durch und stellen Sie sicher, dass Ihr Aktionsplan die Erwartungen des Auftraggebers vollständig widerspiegelt. Dies zeigt, dass Sie verstehen, was der Auftraggeber braucht, und dass Sie in der Lage sind, diese Erwartungen zu erfüllen.

4.4. Einschlägiges Fachwissen einbeziehen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Aktionsplan in Zusammenarbeit mit Experten aus verschiedenen Bereichen erstellt wird. Dies kann je nach Art des Projekts von technischen Spezialisten bis hin zu Rechts- oder Finanzberatern reichen.

Beispiele für einen guten Aktionsplan

5.1. Ausschreibung für ein Bauprojekt

Bei einem Bauprojekt wird der Aktionsplan beispielsweise die Bauphasen, die erforderlichen Genehmigungen und den Einsatz von Subunternehmern regeln. Außerdem wird darin beschrieben, wie die Bauarbeiten geplant werden und welche Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit getroffen werden.

5.2. IKT-Beschaffung

Im Falle eines IKT-Projekts wird der Aktionsplan beispielsweise die technische Architektur, die Phasen der Software-Entwicklung und -Implementierung sowie den Zeitplan für die Tests und die Bereitstellung behandeln. Dabei sollten auch Fragen wie die Datensicherheit und die Kompatibilität mit bestehenden Systemen angesprochen werden.

Schlussfolgerung

Ein gut ausgearbeiteter Aktionsplan ist entscheidend für den Erfolg einer Ausschreibung. Er gibt dem Auftraggeber Vertrauen in Ihre Fähigkeit, den Auftrag auszuführen, und vermittelt ein klares Verständnis von Vorgehensweise, Planung, Risikomanagement und Qualitätskontrolle. Indem Sie sich auf die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers konzentrieren und einen klaren, strukturierten Plan vorlegen, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen erheblich.

Nachdem Sie Ihren Aktionsplan vorgelegt haben, ist es wichtig, ein Feedback einzuholen, unabhängig davon, ob Sie die Ausschreibung gewonnen oder verloren haben. Auf diese Weise können Sie Ihren Ansatz weiter verbessern und Ihre Strategie für künftige Ausschreibungen optimieren.