Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung, auch bekannt als Einkauf, ist der Prozess, durch den eine Organisation Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten erwirbt. Dieser Prozess umfasst alles von der Bedarfsermittlung über die Auswahl der Lieferanten und die Vertragsverhandlungen bis hin zur Verwaltung dieser Verträge nach der Beschaffung. Die Beschaffung spielt in jedem Unternehmen eine entscheidende Rolle, da sie sich direkt auf die betriebliche Effizienz, die Kostenkontrolle und die Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen auswirkt.

Der Beschaffungsprozess erklärt

Der Beschaffungsprozess besteht aus mehreren Phasen, die sorgfältig gesteuert werden müssen, um eine effiziente und kostengünstige Beschaffung zu gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Schritte des Beschaffungsprozesses:

1. Bedarfsermittlung: Der erste Schritt bei der Beschaffung ist die Ermittlung des Bedarfs der Organisation. Dies kann von Büromaterial bis hin zu komplexen IT-Dienstleistungen oder großen Infrastrukturprojekten reichen.
2. Auswahl der Lieferanten: Sobald der Bedarf ermittelt ist, beginnt die Suche nach geeigneten Lieferanten. Dies kann über Ausschreibungen, Angebote oder direkte Verhandlungen erfolgen. Ziel ist es, Lieferanten zu finden, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
3. Verhandlung und Vertragsmanagement: Sobald ein geeigneter Lieferant ausgewählt ist, beginnen die Verhandlungen über Preis, Lieferbedingungen und vertragliche Verpflichtungen. Ziel ist es, das beste Angebot zu erhalten, das den Bedürfnissen der Organisation entspricht.
4. Bestellung und Lieferung: Nach Abschluss eines Vertrags wird die Bestellung aufgegeben. Die Lieferung wird dann genau überwacht, um sicherzustellen, dass sie pünktlich und gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgt.
5. Verwaltung von Verträgen und Lieferantenbeziehungen: Die Beschaffung endet nicht mit der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Die Verwaltung der Verträge und Beziehungen zu den Lieferanten ist von entscheidender Bedeutung, um die Kontinuität der Versorgung zu gewährleisten und etwaige Probleme rechtzeitig zu lösen.

Warum ist die Beschaffung wichtig?

Die Beschaffung ist eine strategische Funktion innerhalb von Unternehmen, da sie sich direkt auf die Kostenstruktur, die Qualität und die Effizienz der Abläufe auswirkt. Eine ordnungsgemäße Verwaltung des Beschaffungsprozesses gewährleistet, dass Unternehmen davon profitieren können:

• Kostenkontrolle: Durch ordnungsgemäße Vertragsverhandlungen und die Auswahl der richtigen Lieferanten können Unternehmen ihre Kosten erheblich senken.
• Risikomanagement: Die Auswahl zuverlässiger Lieferanten und eine sorgfältige Vertragsverwaltung helfen, Risiken wie Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme zu minimieren.
• Effizienzgewinne: Ein rationalisierter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass Waren und Dienstleistungen pünktlich geliefert werden, und trägt so zur Geschäftskontinuität bei.
• Qualitätsverbesserung: Durch die sorgfältige Auswahl von Lieferanten nach Qualitätsgesichtspunkten können Unternehmen die Standards ihrer eigenen Produkte und Dienstleistungen verbessern.

Arten der Beschaffung

Das Beschaffungswesen lässt sich je nach Art der Beschaffung und dem Zweck der Waren oder Dienstleistungen in mehrere Kategorien einteilen. Einige wichtige Arten sind:

Direkte Beschaffung:

Bei dieser Art der Beschaffung geht es um den Kauf von Rohstoffen, Teilen oder Produkten, die direkt für die Herstellung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen verwendet werden. Zum Beispiel kauft ein Autohersteller Teile für die Produktion von Autos.

Indirekte Beschaffung:

Indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen, aber für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Denken Sie an Bürobedarf, IT-Dienstleistungen oder Marketingausgaben.

Strategische Beschaffung:

Hier liegt der Schwerpunkt auf dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu den Lieferanten und der Einbindung der Beschaffung in die strategischen Ziele des Unternehmens. Diese Art der Beschaffung konzentriert sich nicht nur auf Kosteneinsparungen, sondern auch auf Innovation und nachhaltige Beschaffung.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Obwohl die Begriffe Beschaffung und Einkauf oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied. Die Beschaffung ist Teil des umfassenderen Beschaffungsprozesses und bezieht sich speziell auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen. Die Beschaffung hingegen umfasst den gesamten Prozess, von der strategischen Planung und Lieferantenauswahl bis hin zum Vertragsmanagement und den Beziehungen zu den Lieferanten.

Beschaffung im öffentlichen Sektor

Im öffentlichen Sektor unterliegt das Beschaffungswesen oft strengen Gesetzen und Vorschriften, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten. Behörden nutzen Ausschreibungen als eine Form der Beschaffung, um die besten Lieferanten für ihre Projekte auszuwählen, wobei der Schwerpunkt auf der Erfüllung spezifischer gesetzlicher Anforderungen wie dem Beschaffungsgesetz liegt.

Nachhaltige Beschaffung

Die nachhaltige Beschaffung gewinnt immer mehr an Bedeutung, denn Unternehmen achten nicht nur auf Preis und Qualität, sondern auch auf die ökologischen und sozialen Auswirkungen. Die nachhaltige Beschaffung konzentriert sich auf den Kauf von Produkten und Dienstleistungen, die minimale Auswirkungen auf die Umwelt haben und zur sozialen Verantwortung der Unternehmen beitragen.

Fazit: Was ist Beschaffung und warum ist sie wichtig?

Die Beschaffung ist ein wesentlicher Prozess, der die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verwaltet, um die betriebliche Effizienz und Kostenkontrolle zu gewährleisten. Durch die Einführung eines gut organisierten Beschaffungsprozesses können Organisationen bessere Geschäftsentscheidungen treffen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und Risiken minimieren. Ob im privaten oder im öffentlichen Sektor, die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg und die Nachhaltigkeit von Organisationen.