Was ist ein Mehrfachausschreibungsverfahren?

Im Beschaffungsprozess wählen Organisationen oft verschiedene Methoden, um den richtigen Lieferanten auszuwählen. Eine dieser Methoden ist die freihändige Vergabe. Bei diesem Verfahren können die öffentlichen Auftraggeber eine ausgewählte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, ohne die Ausschreibung zu veröffentlichen. Die freihändige Vergabe eignet sich besonders für relativ kleine Projekte, bei denen ein schnelleres und weniger formelles Verfahren erforderlich ist. Für Unternehmen, die daran teilnehmen möchten, ist es wichtig zu verstehen, wie diese Form der Auftragsvergabe funktioniert, und sich strategisch vorzubereiten, um erfolgreich zu sein.

In diesem Artikel erörtern wir die Merkmale einer freihändigen Vergabe, die Verfahrensschritte, die Vorteile sowohl für den Auftraggeber als auch für die teilnehmenden Unternehmen und geben strategische Ratschläge für Unternehmen, die sich beteiligen möchten.

Was ist ein Mehrfachausschreibungsverfahren?

Eine freihändige Vergabe ist ein Verfahren, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen auffordert, ein Angebot für einen bestimmten Auftrag abzugeben. Anstatt den Auftrag öffentlich auszuschreiben, wählt der Auftraggeber die Unternehmen nach bestimmten Kriterien aus, z. B. frühere Zusammenarbeit, Erfahrung oder technisches Know-how. Der übliche Umfang dieser Aufträge liegt oft unter dem Schwellenwert für eine öffentliche Ausschreibung.

Diese Art der Auftragsvergabe bietet Vorteile für den öffentlichen Auftraggeber, darunter ein effizienteres Auswahlverfahren und die Möglichkeit, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, mit denen bereits gute Erfahrungen bestehen. Für die Unternehmen bietet sie die Möglichkeit, sich um Aufträge zu bewerben, ohne mit einer großen Zahl von anderen Parteien zu konkurrieren.

Merkmale einer mehrfach verhandelten Beschaffung

2.1. Begrenzte Anzahl von Teilnehmern

Bei einer Mehrfachausschreibung werden in der Regel drei bis fünf Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Diese Zahl kann je nach Größe des Projekts und den spezifischen Anforderungen des Auftraggebers variieren. Die begrenzte Teilnehmerzahl führt zu einem geringeren Wettbewerb als bei öffentlichen Ausschreibungen, wodurch die Unternehmen eine größere Chance haben, den Auftrag zu erhalten.

2.2. Keine öffentliche Bekanntmachung

Ein weiteres Merkmal der privaten Mehrfachausschreibung ist, dass der Auftrag nicht öffentlich ausgeschrieben wird. Nur die ausgewählten Unternehmen erhalten eine Einladung zum Wettbewerb. Dadurch bleibt das Verfahren geschlossen, und Unternehmen, die keine Einladung erhalten, können sich nicht um den Auftrag bewerben. Für den öffentlichen Auftraggeber bedeutet dies mehr Kontrolle über das Verfahren und die Auswahl der Anbieter.

2.3. Vereinfachtes Verfahren

Die Vergabe von Aufträgen im Rahmen von Mehrfachverhandlungen ist in der Regel einfacher und schneller als Ausschreibungen. Da nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen teilnimmt, ist das Bewertungsverfahren kürzer und weniger komplex. Das macht das Verfahren für öffentliche Auftraggeber attraktiv, die schnelle Ergebnisse ohne den umfangreichen bürokratischen Aufwand einer öffentlichen Ausschreibung sehen wollen.

Schritte im Prozess der mehrfach verhandelten Beschaffung

3.1. Vorbereitung und Auswahl der Lieferanten

Das Verfahren beginnt mit der Vorbereitung durch den öffentlichen Auftraggeber, der die Spezifikationen des Auftrags erstellt und die Unternehmen auswählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl dieser Unternehmen erfolgt nach bestimmten Kriterien, wie z. B. technisches Fachwissen, frühere Leistungen oder Erfahrung mit ähnlichen Projekten. Für die Unternehmen ist es wichtig, durch gute Beziehungen und frühere Erfolge auf dem Radar der öffentlichen Auftraggeber zu bleiben.

3.2. Einladung und Angebotserstellung

Nach der Auswahl versendet der öffentliche Auftraggeber Einladungen an die ausgewählten Unternehmen. Diese Aufforderung enthält die Spezifikationen des Projekts, die Kriterien, nach denen die Angebote bewertet werden, und die Frist für die Einreichung der Angebote. Unternehmen, die eine Einladung erhalten, müssen ein detailliertes Angebot erstellen, aus dem hervorgeht, wie sie den Auftrag ausführen werden und wie sie die festgelegten Zuschlagskriterien erfüllen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmen ihre Angebote auf die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers zuschneiden und aufzeigen, wie ihr Ansatz den Anforderungen des Auftraggebers entspricht.

3.3. Bewertung und Auftragsvergabe

Sobald die Angebote vorliegen, bewertet der Auftraggeber die Vorschläge anhand der Zuschlagskriterien. Diese können von Preis und Qualität bis hin zu technischer Kapazität und Nachhaltigkeit reichen. Nach der Bewertung wird der Auftrag an das Unternehmen vergeben, das unter Berücksichtigung der Anforderungen der Ausschreibung das beste Angebot abgegeben hat.

3.4. Verhandlungen (falls zutreffend)

In einigen Fällen kann der Auftraggeber vor der endgültigen Vergabe Verhandlungen mit den Bietern führen. Diese Verhandlungen können den Preis oder andere Vertragsbedingungen betreffen. Es ist wichtig, dass die Unternehmen während dieses Prozesses flexibel bleiben und bereit sind, Anpassungen vorzunehmen, während sie gleichzeitig ihre Grundwerte und Ziele beibehalten.

Vorteile und Herausforderungen einer mehrfach verhandelten Beschaffung

4.1. Vorteile für den öffentlichen Auftraggeber

Ein großer Vorteil der freihändigen Vergabe ist für den öffentlichen Auftraggeber die Schnelligkeit und Effizienz des Verfahrens. Da der bürokratische Aufwand geringer ist und nur wenige Unternehmen eingeladen werden, kann der öffentliche Auftraggeber schneller zu einer Entscheidung kommen und den Auftrag schneller vergeben. Außerdem kann er mit Unternehmen zusammenarbeiten, die er bereits kennt und denen er vertraut, was das Risiko eines Projektausfalls verringern kann.

4.2. Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen bietet eine private Mehrfachausschreibung die Möglichkeit, in einem weniger wettbewerbsintensiven Umfeld teilzunehmen. Da die Zahl der Teilnehmer begrenzt ist, haben die Unternehmen eine größere Chance, den Auftrag zu erhalten. Außerdem können Unternehmen, die regelmäßig zu dieser Art von Ausschreibungen eingeladen werden, langfristige Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern aufbauen, was ihre Chancen auf den Erhalt künftiger Aufträge erhöht.

4.3. Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, dass sie nur teilnehmen können, wenn sie eingeladen werden. Das bedeutet, dass es für Unternehmen, die keine Beziehungen zum Auftraggeber haben oder dem Auftraggeber nicht bekannt sind, schwierig sein kann, Zugang zu diesen Aufträgen zu erhalten. Daher ist es wichtig, Beziehungen zu knüpfen und das eigene Unternehmen bei den relevanten öffentlichen Auftraggebern bekannt zu machen.

Strategien für den Erfolg bei der Vergabe von Aufträgen mit mehreren Verhandlungspartnern

5.1. Aufbau von Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern

Da die Teilnahme an einer privaten Mehrfachausschreibung von einer Einladung abhängt, ist es für Unternehmen wichtig, gute Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern aufzubauen. Netzwerke und frühere Erfolge können Ihnen dabei helfen, auf dem Radar der Auftraggeber zu bleiben. Sorgen Sie dafür, dass Sie in Ihrem Sektor sichtbar sind und zeigen Sie, dass Sie in der Lage sind, hochwertige Aufträge auszuführen.

5.2. Ein wettbewerbsfähiges und maßgeschneidertes Angebot bereitstellen

Bei einer Ausschreibung mit mehreren Verhandlungspartnern ist die Qualität Ihres Angebots sehr wichtig. Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot genau auf die Anforderungen des Auftraggebers eingeht und zeigen Sie auf, wie Sie die Zuschlagskriterien erfüllen. Machen Sie deutlich, welche Vorteile Ihr Unternehmen bietet, z. B. innovative Lösungen, Kosteneffizienz oder eine starke Ausrichtung auf Qualität.

5.3. Proaktiv sein und in Kontakt bleiben

Wenn Sie keine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhalten haben, sollten Sie sich proaktiv an die öffentlichen Auftraggeber wenden und Ihr Interesse an künftigen Projekten bekunden. Wenn Sie Ihre Fähigkeiten und Ihr Interesse zeigen, kann dies zu Einladungen für künftige Projekte führen.

Schlussfolgerung: Die Bedeutung einer mehrfach verhandelten Beschaffung

Die freihändige Vergabe ist ein wichtiges Instrument für öffentliche Auftraggeber, um Aufträge effizient und gezielt an zuverlässige Unternehmen zu vergeben. Für Unternehmen bietet diese Art der Auftragsvergabe einzigartige Möglichkeiten, Aufträge ohne großen Wettbewerb zu gewinnen. Um erfolgreich zu sein, müssen die Unternehmen jedoch Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern aufbauen und starke, maßgeschneiderte Angebote abgeben.